Come avviare un servizio di Event Planning
L’industria degli Special Events è cresciuta enormemente negli ultimi dieci anni. Secondo una recente ricerca condotta dal Dr. Joe Goldblatt, CSEP (Certified Special Events Professional), la spesa per eventi speciali in tutto il mondo è di 500 miliardi di dollari all’anno. Goldblatt è il fondatore della International Special Events Society (ISES), il direttore fondatore dell’Event Management Program presso la George Washington University e co-autore dell’International Dictionary of Event Management.
“Basti dire che il mercato è abbastanza grande da supportare e sostenere il tuo impegno”, afferma Goldblatt. “Se lavori in un’area di organizzazione eventi, ci sono molte direzioni in cui puoi orientarti. Se ti stai addentrando nella professione, c’è un mercato redditizio che ti aspetta su molti fronti e chissà magari aprire un’agenzia eventi a Milano“
Secondo la ricerca di Goldblatt, i profitti in questo settore continuano a crescere. Solo pochi anni fa, afferma Goldblatt, il margine di profitto medio per un imprenditore che organizzava eventi era di circa il 15 percento. I suoi studi più recenti, tuttavia, mostrano che i margini di profitto possono arrivare fino al 40 percento. Attribuisce la buona salute del settore a diversi fattori, tra cui il miglioramento dell’economia e la tendenza dell’America Business a esternalizzare le proprie funzioni di pianificazione delle riunioni.
Che cos’è l’organizzazione di eventi?
Questa domanda si divide in due domande: di che tipo di eventi stiamo parlando? E che cos’è la pianificazione di eventi?
Ma partiamo dall’inizio, in quali occasioni si parla di Special Events:
- Celebrazioni (fiere, sfilate, matrimoni, riunioni, compleanni, anniversari);
- Istruzione (conferenze, riunioni, lauree);
- Promozioni (lancio di prodotti, manifestazioni politiche, sfilate di moda);
- Commemorazioni (memoriali, eventi civili).
Questa lista non è esaustiva, ma come mostrano gli esempi, gli Special Events possono essere legati al mondo degli affari, puramente sociali o familiari.
Passiamo ora alla seconda domanda: di cosa si occupano gli organizzatori di eventi? I pianificatori di un evento possono gestire una o tutte le seguenti attività correlate ad un evento:
- Condurre ricerche;
- Creazione di un concept di eventi;
- Trovare una location;
- Organizzazione del cibo e dell’arredamento;
- Pianificazione del trasporto da e per l’evento;
- Spedizione di inviti;
- Organizzazione degli alloggi per i partecipanti;
- Coordinare le attività del personale dell’evento;
- Supervisione della location;
- Condurre valutazioni sull’evento.
Perché le aziende assumono organizzatori di eventi?
Questa domanda ha una risposta semplice: gli individui spesso scoprono di non avere l’esperienza e il tempo per pianificare gli eventi da soli. Pianificatori indipendenti possono intervenire e dare a questi eventi speciali l’attenzione che meritano.
Chi può diventare un organizzatore di eventi?
Gli organizzatori sono spesso persone che hanno iniziato in un settore particolare dell’organizzazione degli eventi. Il proprietario dell’azienda Martin Van Keken aveva una società di catering di successo prima di decidere di pianificare interi eventi. Molti altri pianificatori hanno storie simili. Questo spiega perché i pianificatori spesso non solo coordinano interi eventi ma possono, inoltre, fornire uno o più servizi per tali eventi.
Una laurea in Hospitality, in comunicazione, pubbliche relazioni o in un campo correlato è necessaria per iniziare una carriera come organizzatore di eventi. Alcuni programmi di ospitalità offrono un focus sullla pianificazione di eventi. In questi programmi, gli studenti possono aspettarsi di completare corsi di marketing per eventi speciali, operazioni di strutture, relazioni con i media e strategie di controllo dei costi.
I professionisti che hanno una laurea in un altro campo potrebbero prendere in considerazione la possibilità di completare un programma di certificazione e gestione degli eventi. La certificazione per i pianificatori di riunioni e convegni può essere trovata attraverso il Consiglio dell’industria degli eventi, mentre la Society of Government Meeting Professionals offre una certificazione che insegna le normative governative relative alle attività di pianificazione degli eventi.
Le classi di questi programmi includono la gestione del rischio, il coordinamento degli eventi e l’etica professionale. Alcuni programmi consentono agli studenti di specializzarsi nella pianificazione del matrimonio, mentre altri offrono corsi per studenti interessati all’organizzazione di eventi sportivi e di intrattenimento.