Gestionale per Hotel? Ecco le funzionalità che non devono mancare
Per fare in modo che una struttura alberghiera funzioni a dovere, è fondamentale che vi siano una serie di elementi, come ad esempio un personale di camera efficiente, degli chef talentuosi, una reception accogliente e diligente nel risolvere tutte quelle che sono le problematiche del cliente.
Tuttavia, talvolta, tutti questi elementi non sono sufficienti: è infatti obbligatorio che ci sia un valido sostegno tecnologico in grado di coadiuvare il personale nell’evasione delle pratiche giornaliere e nell’espletamento di tutte le faccende burocratiche.
La tecnologia gioca un ruolo fondamentale nella quasi totalità degli ambiti lavorativi; è quindi indispensabile sapersi servire di essa al fine di snellire il proprio lavoro e di poter garantire degli standard gestionali via via sempre più elevati ed efficienti.
Software gestionali: cosa sono nello specifico
Anche se il web offre una vasta scelta per quanto riguarda i software di gestione alberghiera, ci sono una serie di funzionalità che non possono proprio mancare. Alcune di queste, per esempio, sono:
- listini prezzi;
- tariffe per quanto riguarda le camere o il soggiorno in via generale;
- gestione check-in e check-out;
- calendario prenotazione;
- sistemi di fatturazione;
- reportistica fiscale.
Che si tratti dunque di gestire le prenotazioni degli avventori, o di curare la parte fiscale o amministrativa, i software per la gestione aziendale devono avere le funzionalità sopracitate per poter garantire un adeguato controllo di tutti gli aspetti del lavoro in una struttura ricettiva.
L’utilizzo di programmi appositi, come ad esempio Virgil, quindi, non solo snellisce il lavoro da fare ogni giorno, ma aiuta anche ad avere un’idea più chiara, trasparente e precisa di quanto si sta facendo.
Software PMS e CRM: le differenze sostanziali
Sarebbe lecito
chiedersi quali siano le differenze tra queste due tipologie di
software: esse, in realtà, rappresentano due declinazioni di uno
stesso tema, articolandosi in questo modo specifico: un software CRM
funge da sistema centralizzato per quanto riguarda le prenotazioni.
Esso connette una struttura alberghiera a tutti i suoi canali di
vendita, aumentando così la possibilità di ricevere
prenotazioni da diverse fonti. Un software PMS, invece,
costituisce il cuore della gestione burocratica della propria
struttura ricettiva. Grazie ad esso, quindi, è possibile controllare
tutto il flusso di informazioni relative alla vita del proprio
hotel.
Contrariamente a quanto si possa pensare, queste due
tipologie di software non possono operare in maniera distinta. Al
contrario, devono formare una sorta di simbiosi per garantire
il corretto funzionamento, a trecentosessanta gradi, della struttura
ricettiva.
Software cloud o non cloud? Un dilemma non indifferente
Oltre alle funzionalità di sopra elencate, è necessario anche tener conto di un ulteriore dettaglio: il software gestionale deve essere cloud o non cloud? Ecco la differenza:
- un software cloud richiede solo la presenza di una connessione internet: le macchine server, infatti, sono situate al di fuori della struttura ricettiva in questione;
- un software non cloud, invece, viene installato su un server la cui proprietà è legata all’albergatore. I dipendenti, quindi, sono interamente responsabili della manutenzione del server stesso.
Tuttavia, scegliere un software gestionale cloud comporta una serie di importanti vantaggi, come per esempio la possibilità di lavorare in qualsiasi luogo, purché ci sia una connessione internet.
Inoltre, tra i vari vantaggi, c’è quello per esempio di vedersi i costi di gestione ridotti, grazie al fatto di non dover gestire la manutenzione del server, oppure ancora la possibilità di avere sempre il proprio lavoro salvato, grazie al backup automatico dei dati.
Grazie a queste funzionalità, dunque, si vanno ad evitare del tutto, o quantomeno quasi, tutti quelli che possono essere gli impedimenti che andrebbero a inficiare sul lavoro gestionale nel quotidiano.
In definitiva, quindi, i software per la gestione aziendale sono degli strumenti obbligatori se si vuole gestire un’attività in maniera tranquilla, efficace e senza inconvenienti di sorta.
Che si tratti di un agriturismo, di un b&b, di un hotel, o di un villaggio turistico, ogni struttura ricettiva deve avere a sua disposizione un supporto informatico chiaro, preciso ed efficiente che tenga conto di tutto il flusso di informazioni che quotidianamente arricchiscono qualsiasi struttura ricettiva.