Quali sono strumenti utili alla conservazione digitale dei documenti?

La conversazione digitale dei documenti è da inquadrare come un processo informatico necessario e indispensabile in una variegata mole di contesti. Uno tra questi è la Pubblica Amministrazione, laddove procedimenti, pratiche amministrative e servizi di supporto da erogare continuamente ai cittadini rendono tale pratica fondamentale per una corretta gestione delle risorse.

Alla luce delle ultime scoperte in campo tecnologico, si è arrivati poi a definire il ruolo determinante dell’informatica nello stabilire quali sono gli strumenti che permettono un monitoraggio completo dei documenti. Un adeguato meccanismo di archiviazione e di conservazione, dunque, ottimizza il lavoro svolto da un dipendente, mette tutto in sicurezza e migliora notevolmente qualsiasi contesto aziendale.

Ai fini di una corretta conservazione digitale dei documenti è doveroso comprendere fino in fondo i meccanismi che regolano tale processo. Alla base di ogni ragionamento, non bisogna sottovalutare l’informatica quale campo di applicazione che rende possibile una buona riuscita della gestione delle pratiche burocratica. Conservare in maniera digitale i documenti significa quindi sostituire il cartaceo con una nuova versione, definita appunto digitale, ma non per questo meno valida rispetto alla precedente.

Un documento che viene convertito digitalmente può essere utilizzato a tutti gli effetti rispettando la normativa vigente prevista dal sistema legislativo nazionale. Per compiere adeguatamente questo lavoro, però, non bisogna disdegnare dal prendere in considerazione ogni tipo di strumento utile al meccanismo di digitalizzazione.

Nella fattispecie, la firma digitale e la marca temporale sono due elementi imprescindibili che salvaguardano e regolano in modo autentico tale processo. Per quanto concerne la prima ipotesi, si rende indispensabile applicare una firma autografa che sostituisce quella tradizionale, per mezzo della quale un documento può dirsi correttamente sottoscritto.

In questo modo, la firma digitale ha lo stesso valore rispetto a quella applicata nero su bianco su un’attestazione in carta. La marca temporale comprova invece la validità di un documento, dal momento che data e ora che la compongono convalidano il reale avvenimento di una manifestazione, di un evento, di un’attività.

Archiviazione e conservazione dei dati, normativa e benefici

La normativa che regola la corretta gestione di documenti ed attestazioni è sottoscritta nell’ambito del DPCM del 3/12/2013, mediante il quale è stata espressa la validità di alcune regole tecniche indispensabili all’archiviazione prima e alla conservazione poi dei dati in formato cartaceo e digitale.

Al fine di rispettare il decreto ministeriale, il cui modus operandi è stato chiarito nell’ambito dell’art.71 del Codice dell’Amministrazione Digitale, l’utente che ha a che fare con questo tipo di documenti deve tenere cura prima di archiviarli e poi di conservarli all’interno di archivi elettronici per sbarazzarsi definitivamente delle copie cartacee. É indispensabile capire, quindi, che l’archiviazione è il processo preliminare: un documento viene semplicemente memorizzato su un supporto informatico.

Nell’ambito della conservazione, il medesimo viene sostituito in forma integrale e viene utilizzato in ottemperanza a quanto sottoscritto all’interno di un’attestazione in formato cartaceo. Grazie alla digitalizzazione dei dati, un’azienda può usufruire, infine, di un’innumerevoli vantaggi e benefici, tra i quali un maggiore risparmio di risorse economiche, una drastica riduzione del tempo di gestione, una migliore organizzazione del lavoro, una straordinaria rapidità nel portare a termine i processi produttivi e un’efficiente controllo dei cosiddetti processi documentali.